Jos asiakkaasi varaavat aikoja puhelimitse tai viesteillä, osa varauksista jää todennäköisesti saamatta: asiakas haluaisi varata illalla, kun et vastaa, tai hän ei jaksa odottaa vastausta ja varaa kilpailijalta. Ajanvarausjärjestelmä verkkosivuilla ratkaisee tämän – varaus onnistuu silloin, kun asiakas on valmis tekemään päätöksen.
Ennen käyttöönottoa on yksi iso valinta: otetaanko käyttöön valmis ajanvarausohjelma vai rakennetaanko räätälöity ajanvarausjärjestelmä?
Miksi online-ajanvaraus kannattaa?
- Varauksia ympäri vuorokauden – asiakas varaa ajan silloin, kun hänelle sopii.
- Vähemmän puheluita ja viestejä – aikaa jää itse työlle.
- Vähemmän päällekkäisyyksiä – kalenteri näyttää vain vapaat ajat.
- Vähemmän poisjääntejä – automaattiset vahvistukset ja muistutukset muistuttavat asiakasta.
- Parempi kuva yrityksestä – sujuva varaus tuntuu ammattimaiselta.
Valmis ajanvarausohjelma: hyvät ja huonot puolet
Valmiita ajanvarausohjelmia on markkinoilla paljon, ja ne ovat hyvä valinta monelle. Ne otetaan käyttöön nopeasti, eikä niiden kehittämisestä tarvitse huolehtia itse.
Valmisohjelman rajat tulevat vastaan, kun toimintasi ei mene ohjelman muottiin:
- Hinnoittelu on usein kuukausimaksu, joka voi kasvaa käyttäjien tai toimipisteiden mukaan.
- Varaussivu avautuu usein ohjelman omaan ympäristöön, toisella ulkoasulla ja osoitteella.
- Omia sääntöjä, kuten useita resursseja yhteen varaukseen tai vaihtelevia kestoja, ei aina voi toteuttaa.
- Asiakkaiden ja varausten tiedot ovat palveluntarjoajan järjestelmässä.
Räätälöity ajanvarausjärjestelmä: milloin se kannattaa?
Räätälöity ajanvarausjärjestelmä rakennetaan sinun palvelujesi ympärille ja toimii suoraan omilla verkkosivuillasi omalla brändilläsi. Se kannattaa erityisesti, kun:
- varaukseen liittyy omia sääntöjä, joita valmisohjelma ei tue,
- varataan resursseja, kuten tiloja, laitteita tai ajoneuvoja, eikä vain työntekijän aikaa,
- varaukseen liittyy lisäpalveluja, toimituksia tai noutoja,
- haluat välttää käyttäjäkohtaiset kuukausilisenssit,
- haluat varauksen tapahtuvan saumattomasti omalla sivustolla, mikä tukee myös hakukonenäkyvyyttä.
Tyypillisiä käyttäjiä ovat vuokraamot, hyvinvointi- ja kauneudenhoitoalan yritykset, autopesulat, korjaamot ja kurssien järjestäjät. Kerron palvelusta lisää sivulla räätälöity ajanvarausjärjestelmä.
Tärkeimmät ominaisuudet ajanvarausjärjestelmässä
Valitsitpa kumman tahansa, varmista että järjestelmästä löytyy ainakin nämä:
- Selkeä varausnäkymä mobiilissa – suurin osa varauksista tehdään puhelimella.
- Vahvistus ja muistutus sähköpostilla tai tekstiviestillä.
- Hallintanäkymä, jossa näet päivän tilanteen yhdellä silmäyksellä.
- Peruutukset ja siirrot asiakkaan itse tehtävinä, sovituin ehdoin.
- Verkkomaksu tai ennakkomaksu, jos poisjäännit ovat ongelma.
- Tietosuoja – asiakastietojen käsittely tietosuojasäädösten mukaisesti.
- Seuranta – analytiikalla näet, mistä varaajat tulevat ja missä vaiheessa varaus jää kesken.
Ajanvaraus omalla sivustolla tukee myös hakukonenäkyvyyttä
Kun varaus tapahtuu omilla verkkosivuillasi, asiakas pysyy sivustollasi koko matkan hakutuloksesta varaukseen asti. Se tuo kaksi etua. Ensinnäkin voit mitata koko polun: näet, tuliko varaaja Googlesta, mainoksesta vai sosiaalisesta mediasta. Toiseksi palvelusivut ja varausnäkymä tukevat toisiaan – hyvin optimoitu palvelusivu tuo kävijän, ja saman sivun varausnappi muuttaa hänet asiakkaaksi.
Jos varaus ohjautuu toiseen palveluun, osa tästä tiedosta jää näkymättä ja kävijä voi poistua matkalla. Siksi suosittelen, että varausnappi näkyy jokaisella palvelusivulla ja puhelimella aina näytön alareunassa.
Yleisimmät virheet ajanvarauksen käyttöönotossa
- Liian monta vaihetta – jokainen ylimääräinen kenttä tai sivu vähentää valmiita varauksia. Kysy vain, mitä oikeasti tarvitset.
- Varausnappi piilossa – jos varauksen löytäminen vaatii etsimistä, moni soittaa kilpailijalle.
- Kalenteri ei ole ajan tasalla – tuplavaraukset syövät luottamusta nopeasti. Kaikki varaukset kannattaa ohjata yhteen kalenteriin.
- Ei vahvistusta – asiakas ei ole varma, menikö varaus perille, ja soittaa varmuuden vuoksi.
- Peruutusehdot epäselvät – kerro ehdot selkeästi ennen varauksen vahvistamista.
Paljonko ajanvarausjärjestelmä maksaa?
Valmisohjelmissa maksat yleensä kuukausi- tai vuosimaksua niin kauan kuin ohjelma on käytössä. Räätälöity järjestelmä on kertainvestointi, jonka hinta riippuu toiminnoista: montako palvelua ja resurssia, tarvitaanko verkkomaksuja tai integraatioita esimerkiksi kassajärjestelmään. Annan räätälöidystä järjestelmästä aina kiinteähintaisen tarjouksen, kun toiminnot on käyty yhdessä läpi.
Miten aloitan?
Hyvä ensimmäinen askel on kirjata ylös, miten varaukset nyt tehdään: mitä palveluita varataan, kuinka pitkiä ne ovat ja mitä erityisiä sääntöjä niihin liittyy. Sen pohjalta näen nopeasti, riittääkö valmisohjelma vai kannattaako järjestelmä räätälöidä. Kerro tilanteestasi, niin käydään vaihtoehdot läpi maksutta.
